ตัวอย่างการจัดระบบงานผู้ผลิตรายการทีวีและหนังสือพิมพ์

 
 

 

 
กล่าวโดยทั่วไป
  ก่อนจะกล่าวถึงรายละเอียดในการจัดระบบงาน (Working System) จะอธิบายถึงมาตรฐานที่ใช้อ้างอิงในการนำมาจัดระบบงาน ระบบงานให้หมายถึงการจัดกระบวนการทำงานให้มีขั้นตอนและการทำงานที่ชัดเจน ไม่ได้หมายถึงการจัดระบบบริหารคุณภาพ (ISO 9000) แต่เป็นการนำข้อกำหนดและมาตรฐานบางส่วนของระบบบริหารคุณภาพมาประยุกต์ใช้ในการจัดระบบงาน นอกจากนี้ยังนำมาตรฐานบางส่วนของกิจกรรม 5ส มาประยุกต์ใช้ในการจัดระบบงานด้วย รวมไปถึงเทคนิควิธีการทางวิศวกรรมอุตสาหการมาประยุกต์ใช้ให้เกิดการจัดระบบงานที่มีประสิทธิภาพ  
 

 

 
ปัญหาจากระบบงานปัจจุบัน
 

ได้แนะนำและเสนอให้มีการจัดระบบงานขึ้นกับบริษัท เอ็กทีวีแอนด์นิวส์ จำกัด ซึ่งเป็นบริษัทผลิตรายการทีวีผ่านดาวเทียมและจัดทำหนังสือพิมพ์รายปักษ์ จากปัญหาและการตรวจสอบระบบงานที่เป็นอยู่ ณ ปัจจุบัน พอสรุปได้ดังนี้

  1. ไม่มีการนำแบบฟอร์ม รวมถึงบันทึก และรายงานต่างๆ มาใช้อย่างเป็นทางการในการบันทึกการทำงานต่างๆ และบันทึกเหล่านั้นก็ไม่ได้รับการตรวจสอบ หรืออนุมัติดำเนินการโดยผู้มีอำนาจแต่อย่างใด
  2. ไม่มีการตรวจสอบคุณภาพก่อนนำออกเผยแพร่ ซึ่งมักจะตรวจสอบกันเองโดยผู้ทำ ซึ่งปัญหานี้โดยส่วนมากบริษัทต่างๆ ก็ไม่ได้มีผู้ตรวจสอบอยู่แล้ว เพราะผู้ตรวจสอบนอกจากมีความรู้ความสามารถสูงแล้ว ต้องมีความชำนาญงานด้านนั้นโดยเฉพาะ แต่จะเป็นการตรวจสอบกันเองโดยผู้ทำงานนั้น
  3. ไม่มีมาตรฐานการทำงานแต่ละอย่าง พนักงานใช้ความรู้ และประสบการณ์ของตนเองในการทำงาน โดยไม่มีมาตรฐานที่แน่นอน ต่างคนต่างทำ ต่างความคิด
  4. ไม่มีข้อกำหนดกฎเกณฑ์ในการคัดเลือกบุคลากร การสัมภาษณ์งาน การประเมินผลการสัมภาษณ์ รวมไปถึงการควบคุมการทำงานของพนักงาน
  5. ไม่มีการจัดผังองค์กรที่ชัดเจน ไม่มีการกำหนดรายละเอียดหน้าที่การงาน การกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบ อำนาจการตรวจสอบ อำนาจการสั่งการ การอนุมัติ และอำนาจการตัดสินใจ ซึ่งการตัดสินใจจะขึ้นอยู่กับผู้บริหารเพียงผู้เดียว จึงเป็นงานที่ค่อนข้างหนักสำหรับการบริหารงานและการจัดการ
  6. ไม่มีกฎเกณฑ์ในการจัดเก็บบันทึกที่ชัดเจน และไม่ได้นำบันทึกเหล่านั้นมาใช้ประโยชน์ในการพัฒนาการทำงาน
  7. ไม่มีมาตรฐานในการควบคุมวัสดุ อุปกรณ์ที่ใช้ในการทำงาน เช่น คอมพิวเตอร์ กล้อง เป็นต้น ซึ่งไม่มีการกำหนดการควบคุมในการใช้งาน การเบิกจ่าย การบำรุงรักษา รวมไปถึงการควบคุมการใช้งาน
  8. ไม่มีข้อมูลที่เพียงพอในการพัฒนารายการทีวี และหนังสือพิมพ์ ไม่มีรูปแบบการสำรวจความต้องการของผู้บริโภค ซึ่งโดยส่วนมากแล้วจะอ้างอิงจากลูกค้าที่ลงโฆษณาเท่านั้น จึงไม่มีข้อมูลที่เพียงพอในการพัฒนางานอย่างเป็นระบบและแบบแผน
  9. มีระบบงานแบบระบบครอบครัว พนักงานจึงมีอิสระในการทำงานมากเกินไป ไม่มีกฎเกณฑ์การลงโทษ การให้รางวัลที่ชัดเจน
  10. ไม่มีการตรวจวัดผลงานที่ชัดเจน ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญในการพัฒนางานของพนักงานแต่ละคน รวมไปถึงการปรับตำแหน่งงานที่ชัดเจน และการปรับขึ้นเงินเดือนที่เป็นมาตรฐาน

ฯลฯ
ก็เป็นปัญหาส่วนหนึ่งที่ได้รวบรวมมาเป็นแนวทางในการจัดระบบงานให้อยู่ในมาตรฐานที่ชัดเจน เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นเหล่านั้นให้หมดไป และการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

 
 

 

 
วิเคราะห์ผังธุรกิจการผลิตรายการทีวีและหนังสือพิมพ์
 

        ก่อนจะจัดระบบงานเราควรมาวิเคราะห์การผลิตเสียก่อน เพื่อให้เห็นการไหลเวียนของกระบวนการ ความสัมพันธ์ของกระบวนการเหล่านั้น เพื่อจะได้นำไปกำหนดวัตถุประสงค์ เป้าหมาย และนโยบายของผู้ประกอบการในการนำเสนอรายการทีวี และหนังสือพิมพ์ต่อผู้บริโภค

 
     
 

การผลิตรายการทีวี

INPUT

PROCESS

OUTPUT

ความต้องการลงโฆษณาบนทีวี
ความต้องการของผู้บริโภคในการรับชมทีวีรายการต่างๆ
ความต้องการในการนำเสนอข้อมูลผ่านรายการทีวี
ฯลฯ

กระบวนการจัดทำรายการทีวี ได้แก่
การถ่ายทำ การควบคุมการถ่ายทำ
การตัดต่อรายการทีวี การตรวจสอบการตัดต่อ เป็นต้น

รายการทีวีผ่านดาวเทียมสู่ผู้บริโภค
ตอบสนองตามความต้องการของลูกค้าและผู้ชมทั่วไป

การผลิตหนังสือพิมพ์

INPUT

PROCESS

OUTPUT

ความต้องการลงโฆษณาบนหนังสือพิมพ์
ความต้องการของผู้บริโภคในการรับข่าวสารต่างๆ
ความต้องการในการนำเสนอข้อมูล บนหนังสือพิมพ์
ฯลฯ

กระบวนการจัดทำหนังสือพิมพ์ ได้แก่ การเขียนข่าว การจัดอาร์ตเวิร์ค การจัดพิมพ์ เป็นต้น

หนังสือพิมพ์สู่ผู้บริโภค
ตอบสนองตามความต้องการของลูกค้าและผู้อ่านทั่วไป

 
     
 

จากกระบวนการจะทำให้เราทราบว่าการผลิตเหล่านั้น ผู้ที่จะกำหนดว่าดีหรือไม่ดี คือ ลูกค้า และผู้บริโภคทั่วไป จึงเป็นคำถามที่ว่า จะผลิตเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้า และ/หรือผลิตเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้บริโภคทั่วไป คำถามนี้จะทำให้เกิดงานอีกมากมายตามมาในการผลิตรายการให้ตรงตามความต้องการของผู้บริโภค ซึ่งจะเป็นหน้าที่ของผู้บริหารที่จะกำหนดวัตถุประสงค์ เป้าหมาย และนโยบายที่ชัดเจน เพื่อตอบสนองความต้องการเหล่านั้น
ซึ่งส่วนมากแล้วผู้ประกอบการจะผลิตเพื่อตอบสนองลูกค้าเป็นหลัก เพราะเป็นผู้ที่ให้การสนับสนุนในการผลิต สำหรับการผลิตเพื่อผู้บริโภคทั่วไปนั้นผู้ประกอบการจะละเลยเรื่องการสำรวจความต้องการของผู้บริโภคในการรับชมข่าวสารนั้นว่า เขาต้องการอะไร ซึ่งส่วนมากจะเป็นส่วนงานที่ขาดหายไปในองค์กรด้านสื่อ เพราะอาศัยจากการพูดคุยกันในวงการ หรือการคาดเดาจำนวนผู้บริโภคเพียงเท่านั้น แต่ไม่ได้มาเป็นข้อมูลในรูปแบบที่ชัดเจน เช่น ข้อมูลวิจัย ข้อมูลการวิเคราะห์ ข้อมูลการสำรวจที่ถูกต้องให้ลูกค้าที่สนับสนุนได้เห็นข้อมูลเหล่านี้ถึงสิ่งที่เขาได้รับประโยชน์กลับไปจากการลงโฆษณา ถ้ามีผลเหล่านี้ขึ้นมาก็จะง่ายในการนำมาพัฒนาระบบการทำงาน กระบวนการผลิตสื่อสิ่งพิมพ์ให้ตรงกับความต้องการของลูกค้าและผู้บริโภค รวมไปถึงความสะดวกในการดำเนินงานของฝ่ายขายอีกด้วย

 
 

 

 
  การจัดผังองค์กร  
 

การจัดผังองค์กรให้ดูจากจำนวนพนักงานในองค์กร การจัดส่วนการทำงานการผลิต และการนโยบายในการบริหารงาน ในการควบคุมการดำเนินงานเหล่านั้น สำหรับบริษัท เอ็กทีวีแอนด์นิวส์ จำกัด มีจำนวนพนักงานประมาณ 60 คน ซึ่งถือว่าเป็นองค์กรธุรกิจขนาดเล็ก และเป็นในลักษณะของระบบครอบครัว เพราะฉะนั้นการจัดผังองค์กรค่อนข้างจะง่าย เป็นในลักษณะมีความยืดหยุ่นสูง และมีจำนวนฝ่ายและแผนกงานน้อย เพื่อจัดสรรบุคลากรให้เหมาะสมและเพียงพอต่อการดำเนินงาน การบริหาร การจัดทำการผลิต

ผังองค์กรบริษัท เอ็กทีวีแอนด์นิวส์ จำกัด
 
     
   
     
 

การจัดผังองค์กรที่ชัดเจนจะทำให้ลูกค้ามั่นใจในการใช้บริการ เนื่องจากมีระบบในการบริหารงาน การควบคุมการทำงาน การแบ่งส่วนการทำงานที่ชัดเจน

 
     
 

เอกสาร วิธีการทำงาน และอื่นๆ

 
 

เอกสารเป็นสิ่งที่ต้องจัดให้มี และนำไปปฏิบัติในการทำงาน เป็นส่วนที่สำคัญของการจัดระบบงาน ถ้ากล่าวโดยทั่วๆ ไปแล้ว ระบบงานก็คือ ระบบเอกสารนั่นเอง แต่เอกสารที่ใช้ต้องแสดงให้เห็นถึงการทำงานนั้นๆ สามารถตรวจสอบได้ วัดผลการทำงานได้ นำไปเป็นแนวทางในการพัฒนาการทำงาน การบริหารงาน และการปรับเปลี่ยนเพิ่มเติม/ลดการทำงานของพนักงานให้เหมาะสม ซึ่งเอกสารที่ต้องทำได้แก่

***แบบฟอร์ม
เป็นสิ่งสำคัญมากสำหรับการดำเนินงานต่างๆ เพราะจะเก็บบันทึกการทำงานนั้นของพนักงานไว้ เป็นข้อมูลในการวัดผล การปรับปรุงการทำงาน การบริหารบุคลากร เป็นต้น แบบฟอร์มที่ดีต้องมีรายละเอียดดังนี้
1. เก็บรายละเอียดข้อมูลการทำงานนั้นอย่างละเอียด
2. มีการระบุวัน/เดือน/ปี รวมไปถึงเวลาในการปฏิบัติงานนั้น
3. มีการระบุพนักงานผู้ดำเนินการ ระบุผู้ตรวจสอบการทำงาน หรือผู้อนุมัติดำเนินการอย่างชัดเจน
4. ง่ายต่อการใช้ และการตรวจสอบข้อมูลจากการทำงาน
5. ไม่เก็บข้อมูลซ้ำซ้อน และมีรายละเอียดคล้ายกับแบบฟอร์มอื่นๆ
6. มีการระบุหมายเลขเอกสาร ถ้าจำเป็นสำหรับการตรวจสอบกลับไปยังงานเก่าที่มีปัญหา รวมไปถึงสามารถตรวจสอบย้อนกลับไปยังแบบฟอร์มที่เกี่ยวข้องของการทำงานนั้นๆ ตั้งแต่เริ่มการผลิตจนเสร็จสิ้นกระบวนการผลิต เช่น ตั้งแต่รับรับคำสั่งผลิตจากลูกค้าจนไปถึงการผลิตจบสิ้น เป็นต้น
7. จำนวนแบบฟอร์มควรมีเพียงพอต่อการทำงาน และไม่ควรมีมากเกินความจำเป็น การออกแบบฟอร์มจึงสำคัญมากในการเก็บข้อมูลเพื่อการประเมินหรือดำเนินการต่อไป เช่น แบบฟอร์มบันทึกคำร้องเรียนของลูกค้า ต้องมีข้อมูลถึงรายละเอียดลูกค้า รายละเอียดคำร้องเรียน ผู้บันทึก ผู้อนุมัติดำเนินการ และการแก้ไขปัญหาเพื่อตอบกลับไปยังลูกค้า เป็นต้น

***วิธีการทำงาน
หรือ Working Instruction ควรมีเฉพาะบางส่วนงานที่จำเป็นเท่านั้น เพราะไม่ได้เป็นการจัดทำเพื่อขอระบบบริหารคุณภาพ และไม่จำเป็นต้องมีระเบียบปฏิบัติ (Procedure) ส่วนงานที่ต้องจัดให้มีวิธีการทำงาน ได้แก่ ส่วนงานควบคุมการออกอากาศ ส่วนงานควบคุมสตูดิโอ เช่น วิธีการใช้ Switcher การใช้ CG เป็นต้น เมื่อกล่าวถึงวิธีการทำงานจะเป็นประโยชน์มากสำหรับการทำงานที่ต้องอาศัยผู้ชำนาญ ผู้รู้ถึงเทคนิคและวิธีการใช้งานต่างๆ เฉพาะด้าน และป้องกันในกรณีที่ไม่สามารถเรียก Supplier นอกมาดำเนินการให้ได้ รวมไปถึงการละทิ้งหน้าที่การปฏิบัติงาน หรือลาออกโดยกะทันหัน หรือมีเหตุที่ไม่สามารถมาปฏิบัติงานได้ วิธีการทำงานก็สามารถช่วยได้โดยให้พนักงานคนอื่นมาทำหน้าที่แทนโดยดูจากวิธีการทำงานประกอบไปด้วย ซึ่งผู้ประกอบการส่วนมากจะละเลยและเพิกเฉยต่อการเขียนวิธีการทำงาน คิดว่าการทำงานนั้นๆ ต้องอาศัยพนักงานผู้นั้นเสมอ หรืออาศัยจาก Supplier นอกมาดำเนินการให้เท่านั้น

*** Flow Chart
หรือผังการไหลของกระบวนการทำงานนั้น ซึ่งมีประโยชน์อย่างมากในการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานใหม่ในกรณีที่การทำงานเดิมไม่เหมาะสม และยังสามารถที่จะนำไปใช้ในการนำเสนอของฝ่ายขายโฆษณาในการดึงลูกค้าให้ลงโฆษณากับบริษัท Flow Chart ที่ดีต้องแสดงให้เห็นกระบวนการทำงานตั้งแต่เริ่มผลิตจนไปถึงลูกค้าและผู้บริโภค ซึ่งสามารถเขียน Flow Chart ย่อยออกมาอีกก็ได้ ลักษณะของ Flow Chart ต้องมีจุดตรวจสอบ จุดตัดสินใจในการดำเนินการหรือไม่ดำเนินการต่อ เพื่อให้การทำงานเกิดประสิทธิภาพ และตอบสนองความต้องการของลูกค้าและผู้บริโภคอย่างถูกต้อง และเป็นจุดที่สามารถเพิ่ม/ลดได้ในภายหลังถ้าหากการดำเนินงานนั้นไม่เป็นผลอย่างที่ได้วางไว้ ซึ่ง Flow Chart หลักของบริษัท เอ็กทีวีแอนด์นิวส์ จำกัด คือ Flow Chart การผลิตรายการทีวี และ Flow Chart การผลิตหนังสือพิมพ์

***บันทึกและรายงานต่างๆ
เป็นข้อมูลในการนำมาปรับปรุงกระบวนการทำงาน การตัดสินใจ การอนุมัติดำเนินการ รวมไปถึงการประเมินผล และวัดผลการทำงานของพนักงาน และต้องมีการจัดเก็บบันทึกตามกฎหมายที่ว่าไว้หรือตามความต้องการของผู้บริหารที่ได้วางไว้ เช่น บันทึกของสัญญาว่าจ้าง บันทึกของข้อมูลการสมัครงานของพนักงาน บันทึกทางด้านบัญชีและรายจ่าย เป็นต้น

 
     
 

ระบบงานแต่ละแผนก

 
 

การจัดระบบงานที่นำเสนอนี้ จะไม่กล่าวถึงการจัดระบบงานของฝ่ายบริหาร ฝ่ายผลิต และงานของผู้บริหารระดับสูง แต่จะกล่าวถึงระบบงานของแต่ละแผนก และจะไม่กล่าวถึงความสัมพันธ์ของกระบวนการทำงานที่เชื่อมโยงไปยังแผนกที่เกี่ยวข้อง แต่ให้ดูจาก Flow Chart การผลิตรายการทีวี และ Flow Chart การผลิตหนังสือพิมพ์ และการจัดระบบงานนี้ให้อ้างอิงถึงผังองค์กรที่กำหนดไว้ก่อนหน้านี้

 
     
 

แผนกบุคคล

 
 

แผนกบุคคลนี้ให้รวมการทำงานที่เกี่ยวกับงานบุคลากร งานธุรการ งานบัญชี (ซึ่งจะไม่กล่าวรายละเอียดของงานบัญชี) งานจัดซื้อ งานจัดส่งเอกสาร เอกสาร วิธีการทำงาน และอื่นที่ต้องจัดให้มีสำหรับแผนกบุคคล ได้แก่
- กฎระเบียบข้อบังคับของบริษัท เอ็กทีวีแอนด์นิวส์ จำกัด
- สัญญาว่าจ้างระหว่างลูกจ้าง และนายจ้าง
- ผังโครงสร้างองค์กรของบริษัท เอ็กทีวีแอนด์นิวส์ จำกัด ซึ่งต้องอัพเดทให้ทันสมัยอยู่เสมอ
- Flow Chart การคัดเลือก สรรหาบุคลากร
- แบบฟอร์มบัญชีลูกจ้าง ได้แก่ การกำหนดรหัสพนักงาน ชื่อ-สกุล แผนก ตำแหน่งงาน เป็นต้น
- รายละเอียดหน้าที่การทำงาน อำนาจสั่งการ อำนาจการตัดสินใจ ผู้บังคับบัญชา และผู้ใต้บังคับบัญชา หรือการจัดทำ Job Description นั่นเอง ซึ่งมีประโยชน์ในการควบคุม สั่งการ มอบหมายการทำงาน รวมไปถึงการกำหนดคุณสมบัติสำหรับการคัดเลือกบุคลากรเข้ามาทำงาน ใช้ในการโฆษณารับตำแหน่งงานต่างๆ
- แบบฟอร์มสมัครงาน แบบฟอร์มประเมินผลการสัมภาษณ์เบื้องต้นโดยฝ่ายบุคคล แบบฟอร์มประเมินผลการสัมภาษณ์งานโดยผู้บริหาร หรือบุคคลอื่นที่ได้รับมอบหมาย
- แบบทดสอบพนักงานเบื้องต้นในการคัดเลือกบุคลากร
- บัตรประจำตัวพนักงาน รวมไปถึงนามบัตรที่ต้องใช้สำหรับตำแหน่งงานนั้นๆ
- บัตรตอกเข้า-ออกการทำงาน ซึ่งในการใช้ต้องระบุรหัสพนักงาน ชื่อ-สกุล แผนก ตำแหน่งงานชัดเจน
- แบบฟอร์มบันทึกการขาด ลา มาสาย ของพนักงาน
- แบบฟอร์มการเบิก-จ่ายวัสดุอุปกรณ์สำนักงาน รถยนต์ รถจักรยานยนต์ที่ใช้งาน
- แบบฟอร์มการจ่ายค่าแรง เงินเดือน การหักค่าแรง หรือเงินรางวัลต่างๆ ที่บริษัทกำหนด รวมไปถึงสลิบเงินเดือน
- แบบฟอร์มการขอบัตรประกันสังคม
- แบบฟอร์มการลาออกจากการเป็นพนักงาน รวมไปถึงแบบฟอร์มการขอลากิจ ลาป่วย
- แบบฟอร์มประเมินผลการทำงานของพนักงานประจำปี หรือประจำไตรมาสแล้วแต่ผู้บริหารกำหนด รวมไปถึงแบบฟอร์มประเมินผลการทำงานของพนักงานช่วงทดลองงาน
- แบบฟอร์มการจัดซื้อ จัดหาวัสดุ อุปกรณ์สำนักงาน รวมไปถึงการดำเนินการอื่นๆ เช่น การขอเช่าพื้นที่จัดเก็บเว็บไซด์ใหม่ เป็นต้น
- บันทึกต่างๆ ต้องได้รับการจัดเก็บและเสามารถรียกกลับมาใช้ได้อีกในครั้งต่อไป
เอกสารต่างๆ ที่กล่าวมาข้างต้น สามารถที่จะรวบรวมเข้าด้วยกันได้ให้เป็นเอกสารฉบับเดียวกัน เพื่อลดจำนวนเอกสารที่หลากหลาย เช่น หน้าแรกเป็นใบสมัครงาน หน้าถัดไปเป็นแบบประเมินผลการสัมภาษณ์งาน เป็นต้น ซึ่งขึ้นอยู่กับการใช้งาน และความต้องการของผู้บริหาร การที่มีเอกสารน้อยจะช่วยประหยัดในการจัดเก็บและการเรียกใช้งาน รวมไปถึงการบริหารงานต่างๆ ควรมีการกำหนดรหัสเอกสาร เช่น HR01 แบบฟอร์มใบสมัครงาน เป็นต้น และการกำหนดที่จัดเก็บโดยระบุไว้ให้เห็นชัดเจน
นอกจากการดำเนินการข้างต้นแล้ว ยังมีสิ่งที่ต้องทำ ซึ่งจะไม่ขอกล่าวรายละเอียด ได้แก่ แผนการจัดกำลังคนสำหรับการดำเนินการในอนาคตหรือการดำเนินการโครงสร้างงานใหม่ แผนการฝึกอบรมบุคลากรสำหรับตำแหน่งงานต่างๆ ซึ่งขึ้นอยู่กับผู้บริหาร และความต้องการขององค์กร

 
     
 

แผนกคอมพิวเตอร์

 
 

แผนกคอมพิวเตอร์มีหน้าที่ในการดูแลรักษาอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ การลงโปรแกรมและวินโดว์ อุปกรณ์ถ่ายทำรายการทีวี รวมไปถึงการบำรุงรักษา การเบิกจ่ายอุปกรณ์ และการควบคุมการใช้งาน
- แบบฟอร์มบัญชีรายชื่อคอมพิวเตอร์ แผ่นโปรแกรม อุปกรณ์ถ่ายทำ เช่น กำหนดรหัสอุปกรณ์ เป็นต้น
- แบบฟอร์มการเบิก-คืนอุปกรณ์
- แผนการบำรุงรักษาคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่างๆ
- แบบฟอร์มบันทึกการซ่อม บำรุงรักษาคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่างๆ
คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่างๆ ต้องได้รับการชี้บ่งอย่างชัดเจน เพื่อสะดวกในการเรียกใช้ การจัดเก็บ การบำรุงรักษา เช่น com0108 คอมพิวเตอร์ตัวที่ 8 สำหรับงานตัดต่อ เป็นต้น

 
     
 

แผนกตลาด/โฆษณา

 
  การตลาดสำหรับองค์กรทางด้านสื่อส่วนมากแล้วจะไม่ทำเพิ่มเติม เพราะคิดว่ามีสื่ออยู่ในมือแล้วก็ใช้สื่อนั้นโฆษณาประชาสัมพันธ์แทน ตรงนี้จึงเป็นจุดบอดขององค์กรด้านสื่อเพราะไม่ได้ทำการตลาดเพิ่ม ไม่ค่อยมีการสำรวจความต้องการของตลาดว่าเป็นอย่างไร ฝ่ายขายโฆษณาก็มีหน้าที่ขายอย่างเดียวแต่ไม่ได้ทำการตลาดเพิ่มเติมแต่อย่างใด เพื่อให้การทำงานที่สมบูรณ์แบบของฝ่ายตลาด/โฆษณาจึงออกแบบเอกสารและวิธีการให้ทำเพิ่มเติมดังนี้
- Flow Chart การเสนอ-รับโฆษณาจากลูกค้า
- แบบฟอร์มสัญญาการโฆษณา
- แบบฟอร์มบันทึกรายละเอียดคำสั่งโฆษณา มีไว้เพื่อส่งงานไปยังแผนกต่างๆ ได้รับทราบรายละเอียดในการผลิตโฆษณาให้ได้ตามความต้องการของลูกค้า
- แบบฟอร์มสำรวจความพอใจของลูกค้า และผู้บริโภคทั่วไป
- แบบฟอร์มบันทึกข้อร้องเรียนของลูกค้า สิ่งนี้ก็สำคัญมากเพราะเราให้ความสำคัญกับลูกค้าในการดำเนินการแก้ไข
- มาตรฐานของโฆษณา เช่น โฆษณาบนนสพ. ระบุขนาดที่ชัดเจน ราคาที่ตั้งไว้ เป็นต้น              
 
     
 

แผนกกราฟิก

 
 

แผนกกราฟิกจะรับผิดชอบงานด้านกราฟิกทั้งหมด ได้แก่ งานกราฟิกนสพ. งานตัดต่อ และงานกราฟิกทีวี เพื่อให้เห็นชัดเจนจะแยกออกเป็นส่วนงานต่างๆ ดังนี้
ส่วนงานกราฟิกหนังสือพิมพ์
- มาตรฐานการจัดอาร์ตหนังสือพิมพ์ ได้แก่ ฟ้อนท์ที่ใช้สำหรับการวางหัวข่าว เนื้อข่าว ขนาดตัวอักษร เป็นต้น เพื่อให้เป็นรูปแบบเดียวกันทั้งเล่ม
- แบบฟอร์มบันทึกการจัดอาร์ตหนังสือพิมพ์
ส่วนงานกราฟิกทีวี
- มาตรฐานการทำกราฟิกทีวี ได้แก่ ระยะเวลาที่ใช้ในการผลิต รูปแบบที่ใช้ เสียงประกอบ เป็นต้น เป็นการวางมาตรฐานโดยรวมเพื่อไม่ให้การผลิตแต่ละรายการแตกต่างกันเกินไป
- แบบฟอร์มบันทึกการทำกราฟิกทีวี
ส่วนงานตัดต่อ
- มาตรฐานการตัดต่อรายการ ได้แก่ รูปแบบที่ต้องการ ฟ้อนท์ที่ใช้ การวางตำแหน่งโลโก้ เป็นต้น เพื่อให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน
- แบบฟอร์มบันทึกการตัดต่อรายการ

 
     
 

แผนกสตูดิโอ

 
 

แผนกสตูดิโอจะเป็นแผนกในการถ่ายทำรายการทีวีตามที่ไว้วางรูปแบบไว้ก่อนหน้า ไม่ว่าจะเป็นการถ่ายทำภายในหรือภายนอก ซึ่งจะมีส่วนงานถ่ายทำ ส่วนงานควบคุมสตูดิโอ ส่วนงานพิธีกร เอกสารที่ต้องใช้มีดังนี้
- มาตรฐานของรายการแต่ละรายการ
- แผนการใช้ห้องสตูดิโอประจำสัปดาห์
- แบบฟอร์มการใช้ห้องสตูดิโอ
- แบบฟอร์มกำหนดรูปแบบรายการ ได้แก่ การเขียนสคริบท์รายการ การดำเนินรายการแต่ละช่วง เป็นต้น
- แบบฟอร์มบันทึกการถ่ายทำ ให้ใช้ได้ทั้งภายในและภายนอก ได้แก่ พิธีกร ช่างกล้อง ผู้ควบคุม เป็นต้น
- working instruction การใช้อุปกรณ์ควบคุมสตูดิโอ

 
     
 

แผนกควบคุม (เฉพาะงานทีวี)

 
 

แผนกควบคุมมีหน้าที่ในการควบคุมการออกอากาศรายการทีวีผ่านดาวเทียม การควบคุมคุณภาพของงานตัดต่อที่เสร็จแล้วก่อนออกอากาศ และการวางแผนการออกอากาศประจำเดือน เอกสารที่ต้องใช้มีดังนี้
- แผนการออกอากาศรายการทีวีประจำเดือน
- แบบฟอร์มบันทึกการตรวจงานตัดต่อก่อนนำออกอากาศ
- แบบฟอร์มบันทึกการควบคุมการออกอากาศรายการทีวี
- working instruction การใช้อุปกรณ์ควบคุมการออกอากาศรายการทีวี

 
     
 

แผนกข่าว (เฉพาะงานหนังสือพิมพ์)

 
 

แผนกข่าวเป็นแผนกที่ทำหน้าที่ในการหาข่าวมาผลิตหนังสือพิมพ์ มีเอกสารที่ต้องใช้ดังนี้
- มาตรฐานการเขียนข่าว เพื่อให้การเขียนข่าวเป็นไปในแนวเดียวกัน เช่น การวางหัวข่าวหลัก ข่าวรอง จำนวนคำที่ใช้ เป็นต้น
- แผนการจัดส่งข่าวประจำปักษ์
- แบบฟอร์มบันทึกการตรวจเนื้อหาข่าว ทั้งก่อนจัดหน้าและหลังจัดหน้าหนังสือพิมพ์

 
     
  ทั้งหมดที่กล่าวมาของแต่ละแผนกเป็นการวางเอกสารอย่างคร่าวๆ ซึ่งในการปฏิบัติหรือนำไปใช้จะมีการปรับปรุงอีกครั้งหนึ่ง เอกสารอาจจะเพิ่มขึ้นหรือลดลงตามความเหมาะสม สำหรับการจัดระบบงานใหม่ควรจะมีแบบฟอร์มอีกอย่างหนึ่ง ก็คือ แบบฟอร์มบันทึกการทำงานประจำวัน เพื่อดูการทำงานของพนักงานทุกแผนกว่าได้ทำหน้าที่อะไรบ้าง ซึ่งสะดวกในการปรับเปลี่ยน เพิ่ม/ลด การทำงานของพนักงานให้เหมาะสม และอีกแบบฟอร์มคือ แบบฟอร์มบันทึกความผิดพลาดจากการทำงาน เป็นการบันทึกข้อผิดพลาดที่เกิดจากการทำงานของพนักงาน เพื่อเก็บไว้ในการพิจารณาตำแหน่งหน้าที่และการปรับเงินเดือน  
     
 

แผนการดำเนินงานการจัดระบบงานบริษัท เอ็กทีวีแอนด์นิวส์ จำกัด

 
 

        เมื่อเราต้องการที่จะนำระบบมาใช้ในการทำงานของบริษัท ควรจะมีการวางแผนเพื่อดำเนินการนำระบบมาใช้ในการทำงาน และเพื่อให้พนักงานทุกคนรับทราบและมีส่วนร่วมในการนำระบบงานมาใช้จึงมีขั้นตอนการดำเนินงานดังนี้

 
     
 

No.

รายละเอียดการดำเนินการ

ระยะเวลา

หมายเหตุ

1

เสนอแผนการดำเนินงานการจัดระบบงาน

1 วัน

 

2

จัดทำ Flow Chart ได้แก่
2.1 Flow Chart การผลิตรายการทีวี
2.2 Flow Chart การผลิตหนังสือพิมพ์

1 วัน

 

3

จัดทำระบบงาน โดยเรียงลำดับตามแผนกต่อไปนี้
3.1 แผนกบุคคล
3.2 แผนกคอมพิวเตอร์
3.3 แผนกตลาด/โฆษณา
3.4 แผนกสตูดิโอ
3.5 แผนกข่าว
3.6 แผนกกราฟิก
3.7 แผนกควบคุม

7 สัปดาห์

ทำพร้อมกับข้อ 4

4

อบรมการใช้เอกสารให้เป็นที่เข้าใจสำหรับผู้เกี่ยวข้องแต่ละเอกสาร

4 สัปดาห์

ทำพร้อมกับข้อ 3

5

ตรวจประเมินและวัดผลการใช้เอกสาร

1 วัน

 

6

ประเมินผลการทำงานของพนักงาน

1 วัน

 

7

ปรับปรุงและหาแนวทางแก้ไขให้ดีขึ้น

1 วัน

 

8

ตั้งเป็นมาตรฐานไว้สำหรับการทำงาน

1 วัน

 

 
     
 

จากแผนการดำเนินงานก็ใช้เวลาไม่มากแค่เพียง 2-4 เดือนก็สามารถทำเสร็จแล้ว เพราะเป็นบริษัทที่ไม่มีอะไรซับซ้อน จำนวนพนักงานไม่มาก และเป็นบริษัทขนาดเล็ก ซึ่งข้อดีของการจัดระบบงานพอสรุปได้ดังนี้
1. ทำให้ลูกค้าเชื่อมั่นในการผลิตงานออกมา
2. การบริหารงานง่ายและสะดวกต่อการดำเนินการ
3. มีมาตรฐานในการทำงาน ทำให้พนักงานทำงานอย่างเป็นระบบแบบแผน
4. สนองตอบต่อความต้องการของลูกค้าและผู้บริโภคทั่วไป
5. การตรวจสอบข้อผิดพลาดในการทำงานทำได้ง่ายด้วยการดูจากเอกสารที่เกี่ยวข้อง
6. ให้รางวัลกับคนที่ทำงานดี และให้โทษแก่ผู้ทำงานผิดพลาด
7. นำมาพิจารณาในการปรับเงินเดือนและตำแหน่ง
8. พนักงานมีขวัญและกำลังใจในการทำงานที่ดี
ฯลฯ

 
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
 
เทวินทร์ ประสิทธิ์เสริฐ
สงวนลิขสิทธิ์
การคัดลอกให้ก๊อปปี้ link ลงไปด้วย

http://www.cgpcenter.com/generalknowledges/workingsystemsample/workingsystemsample.html