การบริหารงานบุคคล

 
 

                องค์กรทั่วไปจะมีผู้บริหารอยู่ 3 ระดับด้วยกัน ได้แก่ ผู้บริหารระดับสูง ผู้บริหารระดับกลาง และผู้บริหารระดับล่าง ทำหน้าที่ในการจัดการและควบคุมตามแผนที่ได้รับจากผู้บริหารระดับเหนือตน ซึ่งจะนำแผนนั้นมาจัดทำแผนละเอียดอีกครั้ง และแจกจ่ายงานตามแผนนั้นให้ผู้ใต้บังคับบัญชาเพื่อติดตามและดำเนินการตามแผนนั้น เพื่อประเมินว่าเป็นไปตามแผนหรือไม่ ต้องปรับปรุง เปลี่ยนแปลง และแก้ไขอย่างไร มีความสัมพันธ์กับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องแค่ไหน

หน้าที่ของผู้นำ

  1. แนะแนวและส่งเสริมให้ผู้ใต้บังคับบัญชาดำเนินงานตามแผนที่กำหนดไว้ ด้วยการถ่ายทอดงานที่ตนได้รับมอบหมายมาให้ลูกน้องได้อย่างถูกต้อง อธิบายถึงจุดประสงค์ และเหตุผลที่ดำเนินงานอย่างละเอียด
  2. ทำความเข้าใจความรู้สึกของผู้ใต้บังคับบัญชา และปัญหาที่เขาเหล่านั้นจะประสบในการดำเนินการที่จะให้แผนที่กำหนดไว้จริง พร้อมแนวทางการแก้ไขเบื้องต้น
  3. ต้องเอาใจเขามาใส่ใจเรา ลองคิดดูว่าถ้าเราเป็นลูกน้องแล้วจะรู้สึกอย่างไร ปฏิบัติต่อลูกน้องอย่างเหมาะสมพอดี
  4. ปฏิบัติตนให้เป็นตัวอย่างที่ดีต่อลูกน้อง อย่าทำตัวเป็นตัวอย่างเสียเอง ให้ทำตัวเป็นตัวอย่างที่ดีที่ลูกน้องจะได้ปฏิบัติตาม
  5. เป็นผู้ประสานให้เกิดความสามัคคีร่วมมือร่วมใจในงานอย่างเต็มที่และเต็มใจ มีความยุติธรรมและเป็นกันเอง

ลักษณะของผู้นำที่ดี

  1. มีความต้องการในสิ่งที่ดีกว่าอยู่เสมอ มีความทะเยอทะยานที่จะปฏิบัติงานให้ดีขึ้น ไม่พอใจอยู่แต่ปัจจุบัน แต่มุ่งมั่นที่จะทำให้ดีขึ้นอย่างต่อเนื่อง
  2. มีความรับผิดชอบสูง ไม่ผลักความรับผิดชอบให้ผู้ใต้บังคับบัญชาเสียหมด
  3. มีกำลังที่จะสามารถรับงานได้อย่างไม่อั้น ยอมทำงานหนัก และชั่วโมงการทำงานที่มากกว่าผู้ใต้บังคับบัญชา
  4. มีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี ต้องเฝ้าติดตามดูแลทุกข์สุขของผู้ใต้บังคับบัญชาและแก้ปัญหาให้กับเขา
  5. มีความกระตือรือร้น และเป็นผู้จุดไฟให้กระตือรือร้นเกิดขึ้นในหน่วยงานของตน

การวางตัวของผู้นำ

  1. มีความเป็นมิตรที่ดีต่อทุกๆ คน
  2. ให้ความยุติธรรมอย่างเสมอต้นเสมอปลาย
  3. สนับสนุนและสร้างความเชื่อมั่นแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา
  4. เปิดโอกาสให้ผู้ใต้บังคับบัญชามีสิทธิร่วมในการตัดสินใจ
  5. สนับสนุนให้มีการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น
  6. อธิบายให้ผู้ใต้บังคับบัญชาทราบถึงเหตุผลที่อยู่เบื้องหลังการตัดสินใจและคำสั่งต่างๆ
  7. ให้เกียรติกับผู้ใต้บังคับบัญชาทุกๆ คน
  8. พยายามตอบสนองความต้องการของผู้ใต้บังคับบัญชาภายใต้เหตุผลที่สมควร

คำสั่งที่ดีต้องมีลักษณะดังนี้

  1. ต้องมีความสมบูรณ์ มีแนวทางปฏิบัติที่แน่นอน ไม่เกิดความลังเลใจ
  2. ต้องมีความชัดเจนถึงแนวทางในการปฏิบัติ ไม่มีความคลุมเครือ
  3. ต้องเป็นไปได้ที่จะนำไปปฏิบัติจริงได้

การใช้อำนาจของผู้นำก่อให้เกิดประโยชน์ในการปฏิบัติ การใช้อำนาจมีทั้งให้คุณ และให้โทษแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา ฉะนั้นต้องพิจารณาอย่างรอบคอบ และให้ความยุติธรรมแก่ทุกๆ คน อีกทั้งยังต้องเสมอต้นเสมอปลายด้วย
การมอบหมายงานให้ลูกน้อง

  1. เราต้องสำนึกไว้อย่างหนึ่งว่าการมอบหมายงานให้ลูกน้องอย่าหวังผล 100% แต่ให้ประมาณไว้ 70-80%
  2. เมื่อมอบหมายงานแล้วต้องอธิบายรายละเอียดให้เขาทำก่อนเริ่มงาน และแนวทางการแก้ปัญหาเบื้องต้น เมื่อทำเสร็จแล้วเราต้องพิจารณาจุดบกพร่องที่เกิดขึ้นและจี้แจงให้เขาทราบ เพื่อเป็นบทเรียนในการแก้ใขครั้งต่อไป
  3. ควรให้โอกาสลูกน้องทำงานเองบ้าง ฝึกและแนะนำเขาไปเรื่อยๆ ต้องยอมรับความผิดพลาดที่เกิดขึ้น
  4. เราต้องยอมเสียเวลาในการสอนลูกน้องบ้าง และยอมเสียเวลาให้เขาทดลองทำดู
  5. จัดผังหน่วยงานของตน และจัดบุคคลให้เหมาะสมกับบุคลิกและความสามารถ
  6. เมื่อมอบหมายงานแล้ว เราต้องมอบอำนาจในการตัดสินใจ และมอบความรับผิดชอบให้เขาไปพร้อมๆ กัน

หัวหน้าควรทำอย่างไร ลูกน้องจึงจะรัก

  1. ไม่ควรตำหนิลูกน้องต่อหน้าผู้อื่น อาจทำให้เสียการปกครอง และลูกน้องอาจต่อต้านไม่ให้ความเคารพ
  2. ไม่ควรแสดงว่าชอบพอรักใคร่ลูกน้องคนใดคนหนึ่งโดยเฉพาะ เพราะอาจเกิดความไม่ยุติธรรม และลูกน้องไม่พอใจต่อหัวหน้าได้
  3. ไม่ควรอวดตนว่ารู้ดีเสมอ ควรเปิดโอกาสให้ทุกคนได้แสดงความคิดเห็น แล้วใช้เหตุผลใหนารตัดสินใจ ถ้าหากลูกน้องทราบในภายหลังว่าเราไม่เป็นจริง ความศรัทธาอาจลดลง และอาจไม่เชื่อในภายหลังได้
  4. ควรแนะนำสั่งงานให้ชัดเจน แจ่มแจ้ง เพราะอาจทำให้งานผิดๆ ถูกๆ ได้
  5. ไม่ควรกำหนดเส้นตายโดยไม่บอกกล่าวให้ทราบล่วงหน้า ถ้างานด่วนควรแจ้งเวลาให้รู้ก่อน
  6. ไม่ควรให้คนใดคนหนึ่งเป็นแพะรับบาปต่อความผิดของหมู่คณะ หัวหน้าต้องร่วมรับผิดชอบด้วย
  7. หัวหน้าต้องต่อสู้เพื่อผู้ใต้บังคับบัญชา ปกป้องลูกน้องในสิ่งที่ถูกที่ควร และไกล่เกลี่ยเรื่องที่ผิด
  8. ต้องไม่คอยจับผิดลูกน้อง ซึ่งจะทำให้ลูกน้องเกลียดที่ระแวงในตัวเขา และไม่มีความจริงใจต่อเขา
  9. ไม่ควรแทรกแซงเรื่องส่วนตัว ไม่ควรไปยุ่งเรื่องส่วนตัวมากเกินไป ควรดูกาละเทศะให้เหมาะสม
  10. ไม่ควรควบคุมมากเกินไป ควรปฏิบัติใหนเหมาะสมกับสถานที่และสภาพการณ์
  11. ไม่ควรนินทาลูกน้อง ควรเรียกมาแนะนำหรือกล่าวตักเตือนด้วยความหวังดี ให้โอกาสแก้ตัว
  12. หัวหน้าไม่เอาแต่ผลงานโดยไม่สนับสนุนช่วยเหลือ ควรคอยวางแผนช่วยเหลือลูกน้องว่าเขาควรได้รับการสนับสนุนด้านใดบ้าง อาจเป็นกำลังใจ กำลังเงิน เป็นต้น
  13. ควรมีการยกย่องเมื่อถึงเวลา ทำให้ลูกน้องมีความภูมิใจ และเกิดกำลังใจที่จะทำดีต่อไปอีกมาก
  14. ควรตัดสินใจให้รวดเร็วและเฉียบขาด ไม่ทำให้ลูกน้องลังเล ไม่มีความมั่นใจในการทำงาน
  15. ไม่ปฏิบัติต่อลูกน้องเหมือนทาส เป็นสิ่งที่ผิดอย่างยิ่งที่ไม่สมควรปฏิบัติ
  16. ไม่ควรทำตัวเป็นนายทุกโอกาส เมื่ออยู่นอกเวลางานควรทำตัวตามสบาย
  17. ควรส่งเสริมความก้าวหน้า ควรที่จะคอยหาโอกาสที่จะส่งเสริมความหัวหน้าให้ลูกน้อง
  18. ควรสนใจเรื่องสวัสดิการ สวัสดิภาพลูกน้องบ้าง เพื่อช่วยเหลือยามลำบาก หรือเพื่ออำนวยความสะดวก
  19. ต้องมีการประเมินผลงานเป็นระยะๆ และชี้แจงให้เขาฟังถึงสิ่งที่เขายังบกพร่องอยู่ ให้ทำการปรับปรุงแก้ไข
  20. ไม่ควรให้คำมั่นสัญญาในเรื่องที่ไม่อาจทำได้ ควรไตร่ตรองก่อน แต่อย่ารับปากเป็นมั่นเป็นเหมาะ

เคล็ดลับ 8 ข้อ สำหรับการนำเสนอข้อมูลที่ดี

  1. จงอย่าเขียนรายละเอียดปลีกย่อย ถ้าหากมีข้อสรุปที่ให้ข้อมูลเพียงพอแล้ว ซึ่งขึ้นอยู่กับจุดประสงค์ของงาน ให้แสดงเฉพาะข้อมูลที่ผู้อื่นสนใจ
  2. จงอย่าแสดงข้อมูลของเหตุการณ์ที่ดำเนินไปตามปกติไม่ต้องรวบรวมรายละเอียดนำเสนอ สิ่งที่ผู้บริหารต้องการคือ ปัญหาต่างๆ เพื่อที่จะใช้ในการตัดสินใจดำเนินการบางอย่างเพื่อทำการแก้ไข
  3. จงหลีกเลี่ยงการใช้ตัวเลขเป็นกองภูเขา ถ้าหากใช้ภาพหรือกราฟแทนได้ ย่อมเป็นวิธีที่มีประสิทธิผลในการสื่อความหมาย สามารถเข้าใจในระยะเวลาอันสั้น
  4. จงนำเสนอข้อมูลในจังหวะที่เหมาะสม ซึ่งเกี่ยวข้องกับอายุของข้อมูลโดยตรง
  5. จงรู้จักประนีประนอมระหว่างความแม่นยำและระยะเวลาการรวบรวมข้อมูล ซึ่งอยู่ที่ความละเอียดมากน้อยของข้อมูลที่จะใช้
  6. จงอย่าเขียนรายงานที่คุณไม่มีความต้องการอย่างแท้จริง ให้ดูที่ความจำเป็นของข้อมูลที่จะใช้
  7. ข้อมูลเพียงอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอในการตัดสินใจก็ได้ สิ่งที่ผู้บริหารอยากจะทราบคือ รายงานที่จะแจ้งให้ทราบถึงเหตุผลต่างๆ ของปัญหา เพื่อที่เขาจะหาหนทางแก้ไข
  8. ข้อมูลอย่างเดียวไม่สามารถช่วยแก้ หรือระบุปัญหาได้ อย่างดีมันก็ช่ยให้คุณขยันมองหาปัญหามากขึ้นเท่านั้น คุณต้องดึงข้อมูลหลายๆ แบบ บางครั้งก็โดยวิธีการที่ไม่เหมือนจากที่ปฏิบัติ
 
     
               
  เทวินทร์ ประสิทธิ์เสริฐ
สงวนลิขสิทธิ์
การคัดลอกให้ก๊อปปี้ link ลงไปด้วย

http://www.cgpcenter.com/generalknowledges/personneladministration.html