ฝ่ายบุคคลกับหน้าที่ความรับผิดชอบกับข้อกำหนด ISO 9000 : 2008 และ Job Description

 
 

ฝ่ายบุคคลกับหน้าที่ความรับผิดชอบกับข้อกำหนด ISO 9000 : 2008 และ Job Description
ฝ่ายบุคคลเป็นส่วนงานที่สำคัญส่วนงานหนึ่งขององค์กร ในการจัดการเกี่ยวกับทรัพยากรบุคคล  การจัดหาบุคลากร การสัมภาษณ์งานเบื้องต้น กาฝึกอบรมที่จำเป็น ฯลฯ หน้าที่เหล่านี้ล้วนมีความเกี่ยวข้องกับฝ่ายบุคคลเป็นหลัก ซึ่งพอจะสรุปหน้าที่และความรับผิดชอบของฝ่ายบุคคลได้ดังนี้

1. การจัดหากำลังคนให้สอดคล้องกับความต้องการของฝ่ายต่างๆ ตามแผนอัตรากำลังคนที่ได้วางไว้ โดยวิธีประกาศโฆษณาหากำลังคน และทำการสัมภาษณ์เบื้องต้น ซึ่งอาจจะมีการทดสอบเบื้องต้นโดยฝ่ายบุคคลเอง เพื่อคัดกรองคุณสมบัติก่อนจัดส่งไปยังส่วนงานต่างๆ ดำเนินการทดสอบหรือสัมภาษณ์ต่อไป ซึ่งส่วนนี้ฝ่ายบุคคลควรมีแบบฟอร์มการขออัตรากำลังคนไว้ให้ส่วนงานต่างๆ นำเสนอ เพื่อเป็นการพิจารณาอนุมัติดำเนินการในลำดับต่อไป
2. ทำการฝึกอบรมเบื้องต้นก่อนเข้าทำงาน เพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการขององค์กร ส่วนงานต่างๆ และกิจกรรมที่มีอยู่ในองค์กร เช่น ทำการฝึกอบรมเกี่ยวกับ 5ส ความปลอดภัย ISO 9000 เป็นต้น ซึ่งฝ่ายบุคคลอาจจะประสานงานกับส่วนงานต่างๆ ในการจัดส่งผู้ฝึกอบรมมาให้การอบรม
3.   มีการพัฒนา ประเมินผล และปรับปรุงคุณภาพของบุคลากรให้มีประสิทธิภาพ และส่งเสริมให้พนักงานมีความรู้
ในเรื่องนโยบาย และเป้าหมายขององค์กร ตลอดจนหน้าที่ความรับผิดชอบของพนักงาน เพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการขององค์กรให้ดำเนินงานบรรลุวัตถุประสงค์ที่ได้วางไว้
4. กำหนดค่าตอบแทนในการทำงานจากการทำงานในแต่ละเดือน สัปดาห์ หรือรายวัน ตามที่ได้ตกลงไว้ โดยฝ่ายบุคคลจะเป็นผู้บันทึกเวลาในการทำงาน เช่น การขาด ลา มาสาย ป่วย เป็นต้น เพื่อในการกำหนดค่าตอบแทน และการประเมินผลในลำดับต่อไป
5.   สร้างแรงจูงใจให้พนักงานมีจิตสำนึกในการทำงาน โดยให้พนักงานได้เห็นว่าเขาเป็นบุคคลสำคัญ และเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรในการทำงานให้บรรลุเป้าหมายขององค์กร เพื่อเป็นแรงจูงใจให้พนักงานมีความตั้งใจ รับผิดชอบ และทำงานให้กับองค์กรได้อย่างเต็มที่
6.   สงวนรักษาบุคลากรทุกคนที่มีความรู้ ความสามารถให้อยู่กับองค์กรตลอดไป ฝ่ายบุคคลต้องเล็งเห็นว่าบุคลากรทุกคนมีความสำคัญในการนำพาองค์กรไปยังเป้าหมาย วัตถุประสงค์ และนโยบายที่ได้วางไว้ โดยการส่งเสริมเลื่อนตำแหน่งเลื่อนขั้น ดูแลความปลอดภัย และสุขภาพอนามัยของพนักงาน
7.   สร้างความสัมพันธ์อันดีระหว่างนายจ้างกับพนักงาน หรือลูกจ้าง และเมื่อมีปัญหาข้อขัดแย้ง หรือข้อพิพาทเกิดขึ้นต้องเข้าไปหาทางระงับข้อขัดแย้ง หรือข้อพิพาทให้ยุติลงโดยเร็วที่สุดตามหลักของการแรงงานสัมพันธ์ นอกจากนี้ฝ่ายบุคคลควรเป็นกลางในการแก้ปัญหาข้อพิพาทระหว่างส่วนงานต่างๆ ด้วย ไม่ว่าจะเป็นเรื่องส่วนตัวหรือเรื่องจากการทำงาน เพื่อให้เกิดความสมานสามัคคีในการทำงานร่วมกันภายในองค์กรด้วย
8.   จัดสวัสดิการ ดำเนินการจ่ายเงินสมทบกองทุนเงินทดแทน และกองทุนประกันสังคม และจัดบริการด้านสันทนาการ ตลอดจนอำนวยความสะดวกต่างๆ ให้แก่พนักงาน เพื่อสร้างขวัญกำลังใจแก่พนักงานอาจดำเนินงานด้านกองทุนสำรองเลี้ยงชีพของพนักงานด้วยก็ได้
9.   ดำเนินการให้พนักงานออกจากงาน โดยการเกษียณอายุ หมดสัญญาจ้าง หรือเลิกจ้างเมื่อองค์กรเผชิญสภาวะธุรกิจซบเซา หรือด้วยเหตุผลอื่นโดยดำเนินการตามขั้นตอนของกฎหมาย
10. จัดทำผังโครงสร้างองค์กร และรายละเอียดหน้าที่การงานของบุคลากรในองค์กรให้ทันสมัย และปรับปรุงอยู่เสมอ เพื่อให้สอดคล้องกับแผนกำลังคน ข้อกำหนด วัตถุประสงค์ และเป้าหมายขององค์กร โดยมีการจัดแบ่งผังองค์กรไว้อย่างชัดเจนพร้อมกับมีการกำหนด Job Description ไว้อย่างชัดเจน
11. ฝ่ายบุคคลควรจะมีการจัดเก็บบันทึกต่างๆ เกี่ยวกับบุคลากรในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นใบสมัครงาน สัญญาว่าจ้าง การฝึกอบรม เป็นต้น เพื่อเป็นข้อมูลในการดำเนินการในด้านต่างๆ ต่อไป
มาดูข้อกำหนดในระบบ ISO 9000 :2000 เกี่ยวกับข้อกำหนดด้านทรัพยากรบุคคล ซึ่งมีข้อกำหนดดังนี้
6.2 ทรัพยากรบุคคล
6.2.1 ทั่วไป
บุคลากรที่ทำงานซึ่งมีผลกระทบต่อความสอดคล้องตามข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์ ต้องมีความรู้ ความสามารถตามเกณฑ์การศึกษา การฝึกอบรม ทักษะและประสบการณ์ที่เหมาะสม
หมายเหตุ ความสอดคล้องตามข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์นี้สามารถได้รับผลกระทบโดยตรงหรือโดยอ้อมจากบุคลากรที่ทำงานส่วนใดๆ ภายในระบบการบริหารงานคุณภาพ
6.2.2 ความสามารถ การฝึกอบรม และจิตสำนึก
องค์กร ต้อง
a) กำหนดความรู้ ความสามารถที่จำเป็นสำหรับบุคลากรที่ทำงานซึ่งมีผลกระทบต่อความสอดคล้องตามข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์
b) (ถ้าเป็นไปได้) จัดให้มีการฝึกอบรมหรือการดำเนินการอื่นๆ เพื่อให้มีความรู้ ความสามารถที่จำเป็น
c) ประเมินประสิทธิผลของการดำเนินการต่างๆ ที่ได้ดำเนินการไปแล้ว
d) ทำให้มั่นใจบุคลากรขององค์กร มีจิตสำนึกตระหนักถึงความสัมพันธ์และความสำคัญของกิจกรรมต่างๆ ของตน รวมถึงวิธีการที่ตนจะมีส่วนสนับสนุนให้สามารถบรรลุในวัตถุประสงค์คุณภาพได้
e) ดำรงไว้ซึ่งบันทึกเกี่ยวกับการศึกษา การฝึกอบรม ทักษะ และประสบการณ์ที่เหมาะสม
                การเขียน Job Description หรือ รายละเอียดหน้าที่การงาน ควรมีไว้เพื่อให้สอดคล้องกับผังโครงสร้างองค์กร ข้อกำหนดในระบบคุณภาพ หรือสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ เป้าหมายขององค์กร
                Job Description ที่ดีควรจะมีรายละเอียดดังนี้
- การระบุตำแหน่งงานไว้อย่างชัดเจน รวมทั้งระบุ ฝ่าย แผนก หน่วยงาน เป็นต้น ตามตำแหน่งที่อยู่ในผังโครงสร้างองค์กร
- ขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบประจำตำแหน่ง เป็นการระบุหน้าที่หลักที่ตำแหน่งนี้ต้องรับผิดชอบในการทำงาน
- อำนาจในการตัดสินใจ และการสั่งการ เป็นการระบุขอบเขตในการตัดสินใจและการสั่งการ เช่น เป็นผู้อนุมัติดำเนินการ เป็นผู้ตัดสินในการปล่อยสินค้า เป็นต้น
- ผู้ใต้บังคับบัญชา และผู้บังคับบัญชา เป็นการระบุสายงานบังคับบัญชาที่ดำรงตำแหน่งอยู่ รวมทั้งการประสานงานกับหน่วยงานต่างๆ ตามตำแหน่งนี้
- คุณสมบัติสำหรับตำแหน่งนี้ ได้แก่ วุฒิการศึกษา ประสบการณ์ การฝึกอบรม เป็นต้น
- คุณสมบัติอื่นๆ นอกเหนือจากที่กล่าวมาสามารถระบุเฉพาะได้เพื่อให้เหมาะสมกับความต้องการของตำแหน่งนี้ เช่น ความสามารถพิเศษในการทำงาน  การคาดหวังในตำแหน่ง ผลงานที่ได้รับ เป็นต้น

 
     
               
  เทวินทร์ ประสิทธิ์เสริฐ
สงวนลิขสิทธิ์
การคัดลอกให้ก๊อปปี้ link ลงไปด้วย

http://www.cgpcenter.com/generalknowledges/personnel.html