การจัดระบบงานสำหรับองค์กรทั่วไป  
 

การจัดระบบงานเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่งสำหรับการทำงาน ซึ่งนำไปสู่การบริหารงาน การจัดการ และการแก้ไขปรับปรุงข้อบกพร่องของงานนั้นต่อไป การจัดระบบงานที่กล่าวนี้ไม่ใช่เป็นการจัดระบบบริหารคุณภาพ หรือ ISO 9000 แต่เป็นการจัดระบบเพื่อต่อยอดไปยังระบบบริหารคุณภาพต่อไปได้ เหมาะสำหรับองค์กรที่เริ่มจะนำเข้าสู่ระบบงาน หรือองค์กรเปิดใหม่
  การจัดระบบงานนี้อาจจะนำแนวทางหรือหลักการของระบบบริหารคุณภาพ (ISO9000) มาใช้ได้ แต่ไม่ต้องให้ละเอียดครบถ้วนเพื่อเป็นแนวทางในการจัดระบบเท่านั้น ซึ่งมาตรฐาน ISO 9000 ก็เขียนให้ใช้ได้กับทุกองค์กรอยู่แล้ว อย่างข้อกำหนดในข้อ 7. Product Realization  การผลิตผลิตภัณฑ์ คำว่า Product เป็นคำที่ให้ความหมายครอบคลุมกว้าง  คือ การผลิต การบริการออกมาทั้งในรูปของฮาร์ดแวร์และซอฟท์แวร์ (ฮาร์ดแวร์ คือ วัตถุที่จับต้องได้ เช่น รถยนต์ คอมพิวเตอร์ ซีดี แผ่นพับ ทีวี ฯลฯ ซอฟท์แวร์ คือ วัตถุที่จับต้องไม่ได้ เช่น โปรแกรม ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ข้อมูลในซีดี รายการทีวี ฯลฯ) ผลิตภัณฑ์ที่จะเขียนให้ความหมายตามนิยามนี้
เริ่มต้นการจัดระบบงานก็ต้องเริ่มจากการจัดผังองค์กรขึ้นมา เพื่อให้เห็นรูปแบบโครงสร้างขององค์กร และความสัมพันธ์ของแต่ละส่วนงาน รวมไปถึงการกำหน้าที่รับผิดชอบ อำนาจสั่งการ อำนาจตัดสินใจ ก็วางออกมาคร่าวๆ โดยทั่วไปจะแบ่งเป็น 5 ส่วนงาน อาจจะมีน้อยกว่า หรือมากกว่านี้ก็ได้แล้วแต่ความเหมาะสมขององค์กรว่าเล็กหรือใหญ่แค่ไหน ได้แก่ Production, Support, Administration, Quality Control และ Marketing ซึ่งพอจะนิยามคำเหล่านี้ได้ดังนี้
- Production คือ ส่วนงานที่ทำหน้าผลิต จัดทำผลิตภัณฑ์ ให้ได้มาตามรูปแบบที่กำหนดไว้ เช่น แผนกผลิตชิ้นส่วน  แผนกประกอบ แผนกตัดต่อรายการทีวี เป็นต้น
- Support คือ ส่วนงานสนับสนุนการผลิต เพื่อให้การผลิตไม่ติดขัดและเป็นไปอย่างราบรื่น เช่น แผนกวิศวกรรม แผนกซ่อมบำรุง แผนกคอมพิวเตอร์ แผนกวางแผนการผลิต เป็นต้น
- Administration คือ ส่วนงานบริหารไม่ว่าจะเป็นด้านบุคลากรและทรัพยากร เช่น แผนกบุคคล บัญชี ธุรการ การเงิน เป็นต้น
- Quality Control คือ ส่วนงานควบคุมคุณภาพ ซึ่งโดยส่วนใหญ่แล้วส่วนงานนี้จะไม่มีสำหรับองค์กรขนาดเล็ก เพราะต้องใช้ผู้มีประสบการณ์ และความชำนาญ และส่วนมากจะตกเป็นของผู้จัดการ หัวหน้าแผนกในการตรวจสอบแทน เช่น แผนกตรวจรับชิ้นงาน แผนกตรวจสอบสินค้าสำเร็จรูป และในองค์กรที่เข้าสู่ระบบบริหารคุณภาพ ก็จะเป็น Quality Assurance ส่วนงานประกันคุณภาพ ซึ่งจะแตกต่างกันตรงที่ Quality Assurance จะเพิ่มการตรวจสอบวิธีการทำงานขึ้นมา เข่น การตรวจสอบวิธีการตรวจสอบชิ้นงาน ก็ต้องมีการยืนยันว่าวิธีการถูกต้องตามที่เขียนไว้หรือไม่
- Marketing ส่วนงานการตลาด ซึ่งโดยส่วนใหญ่แล้วส่วนงานนี้จะไม่มีสำหรับองค์กรขนาดเล็ก แต่จะเป็นส่วนงานย่อยของส่วนงานแทน เช่น แผนกวางแผนการตลาด แผนกขาย แผนกบริการลูกค้า เป็นต้น
การจัดผังโครงสร้างองค์กรไม่มีรูปแบบที่แน่นอนตายตัว ขึ้นอยู่กับนโยบายของผู้ก่อตั้ง ผู้บริหารระดับสูงที่จะจัดตั้งส่วนงานต่างๆ ขึ้นมา และส่วนงานย่อยอย่างแผนกลงไป ก็ไม่กำหนดตายตัวเช่นกัน ขึ้นอยู่กับการจัดวางตามความเหมาะสม แต่ทั้งนี้ต้องไม่ขัดกับการบริหารงาน และขัดกับหน้าที่การงาน หรือขัดกับระบบบริหารคุณภาพ ISO 9000 สำหรับองค์กรที่ต้องการระบบนี้ ตัวอย่างการจัดทำโครงสร้างองค์กร พอจะอธิบายได้ตามรูปด้านล่างนี้

 
     
   
     
 

ขั้นตอนต่อไปเมื่อวางผังโครงสร้างองค์กรแล้วก็ให้เขียนขั้นตอนการทำงานออกมาในรูปของ Flow Chart โดยรวบรวมเอกสารที่ใช้อยู่ปัจจุบันไม่ว่าจะเป็น สมุดบันทึก กระดาษโน้ต และวิธีการทำงานที่เป็นอยู่ปัจจุบันที่ทำอยู่ รวมไปถึงการปฏิบัติงาน คำสั่งต่างๆ ที่ไม่มีการบันทึกด้วย นำข้อมูลเหล่านั้นมาเขียนลงกระดาษ กำหนดการเชื่อมโยงของขั้นตอนและวิธีการต่างๆ ซึ่งรูปแบบของ Flow Chart พอจะอธิบายได้ดังนี้ ให้ดูรูปด้านล่างประกอบไปด้วยเพื่อความเข้าใจที่ดียิ่งขึ้น ซึ่งจะยกตัวอย่าง วิธีการเขียน Flow Chart  ขั้นตอนการทำงาน ซึ่งจะนำหลักการเขียน Procedure มาประกอบด้วย

 
     
   
     
 

การเขียนก็ไม่ได้ยุ่งยากอะไรเลย เพียงแค่นำเอางานปัจจุบันมาเขียน แล้วดูความเหมาะสมของขั้นตอนปัจจุบันว่าเหมาะสมหรือไม่ ถ้าไม่เหมาะสมก็อาจจะเพิ่มขั้นตอนการทำงานได้ เพื่อให้เหมาะกับการบริหารจัดการ การตรวจสอบ เป็นต้น
Flow Chart ทั่วไป จะมีสัญลักษณ์อยู่แค่ 3 อย่างแค่นั้นเอง คือ สัญลักษณ์วงกลม แทนจุดเริ่มต้นและสิ้นสุด สัญลักษณ์สี่เหลี่ยมผืนผ้าแทนการปฏิบัติงาน และสัญลักษณ์สี่เหลี่ยมหน้าจั่วแทนการตรวจสอบ ซึ่งผลจากการตรวจสอบจะมี 2 อย่าง คือ ได้กับไม่ได้ หรือ เหมาะสมกับไม่เหมาะสม หรือ .... แล้วแต่วิธีการที่จะเขียน
การกำหนดผู้รับผิดชอบก็อ้างอิงจากผังโครงสร้างองค์กรที่กล่าวไว้ข้างต้น ซึ่งจะดูความเหมาะสมในการตัดสินใจ การสั่งการ และการปฏิบัติงานตามอำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบที่กำหนดไว้ ซึ่งอาจจะเขียนเป็น Job Description แต่ละตำแหน่งไว้ด้วยก็ได้ เพื่อความเหมาะสมในการบริหารงานและการสั่งการต่างๆ
ในการจัดระบบงานนั้นควรเขียนเริ่มต้นจากโครงสร้างใหญ่ Flow Chart การผลิตหลักของบริษัทก่อนว่าเกี่ยวข้องกับส่วนงานใดบ้าง แผนกใดบ้าง แล้วมาเขียน Flow Chart ย่อยลงไปอีก จนถึงระดับวิธีการทำงาน (ถ้าต้องการให้มีสำหรับการทำงาน) รวมถึงแบบฟอร์ม บันทึกต่างๆ ด้วยเช่นกัน
สรุปง่ายๆ ระบบงาน คือระบบเอกสารนั่นเอง งานทำอย่างไรเขียนอย่างนั้น เขียนแล้วปฏิบัติตาม ไม่เหมาะสมเขียนใหม่ ปฏิบัติตามใหม่ การปฏิบัติออกมาในรูปรูปแบบของฟอร์ม บันทึก สื่ออิเล็กทรอนิกส์ ฯลฯ แค่นี้เองครับ

 
       
       
  เทวินทร์ ประสิทธิ์เสริฐ
สงวนลิขสิทธิ์
การคัดลอกให้ก๊อปปี้ link ลงไปด้วย
http://www.cgpcenter.com/engineering/worksystem/worksystem.html